Déclaration de confidentialité relative aux candidats situés en Afrique du Sud

La société Solenis et ses filiales sous contrôle majoritaire et à 100 % (le « Groupe Solenis », la « Société », « nous », « notre » ou « nos ») prennent au sérieux la protection de vos données. Pour en savoir plus sur notre Groupe, rendez-vous sur solenis.com ou contactez-nous à l’aide des informations figurant dans la section Nous contacter de notre site web.

La présente Déclaration de confidentialité relative aux candidats situés en Afrique du Sud a été publiée afin de respecter le Protection of Personal Information Act de 2013 (« POPI »), une loi sur la protection des données en vigueur en Afrique du Sud. Le présent document s’applique aux informations personnelles obtenues auprès de vous au cours des processus de recrutement (par exemple lorsque vous envoyez votre CV) et vous fournit certaines informations à fournir en vertu de la loi POPI, comme la manière dont vos données personnelles seront utilisées, les raisons de leur utilisation et la durée de leur conservation.

QUEL EST L’OBJET DU PRÉSENT DOCUMENT ?

Le Groupe Solenis est une « partie responsable ». Autrement dit, nous sommes chargés de déterminer la manière dont nous conservons et utilisons les informations personnelles vous concernant. L’entité du Groupe Solenis responsable de vos informations personnelles sera le membre du Groupe Solenis recueillant initialement des informations auprès de vous ou vous concernant. Dans le cadre de ses obligations en vertu de la loi POPI, Solenis est tenue de vous fournir des informations sur la manière dont elle utilise vos informations personnelles, la façon dont elle protège vos informations, son fondement juridique relatif à l’utilisation de vos informations, vos droits et les personnes que vous pouvez contacter.

TYPE D’INFORMATIONS QUE NOUS CONSERVONS À VOTRE SUJET

Dans le cadre de votre candidature pour travailler avec nous, nous recueillerons, stockerons et utiliserons les catégories suivantes d’informations personnelles vous concernant :

• Les informations que vous nous avez fournies dans votre CV et votre lettre de motivation (lettre d’intention).
• Les informations que vous avez fournies sur notre formulaire de candidature, y compris votre nom, votre titre de civilité, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail personnelle, votre date de naissance, votre sexe, votre expérience professionnelle et vos qualifications.
• Toute information que vous nous fournissez lors d'un entretien (y compris, mais sans s'y limiter, vos attentes salariales et votre période de préavis actuelle).
• D'autres informations fournies dans le cadre du processus de candidature, comme des résultats de tests, des résultats d'évaluations ou des références.

Dans la mesure permise par la législation en vigueur, nous pouvons également recueillir, stocker et utiliser les informations suivantes, appelées informations personnelles spéciales :

• Des informations sur vos origines ethniques, vos croyances religieuses, votre orientation sexuelle et vos opinions politiques.
• Des informations sur votre santé, y compris tout état de santé ou dossier de santé ou de maladie.
• Des informations sur vos condamnations et infractions pénales.

COMMENT VOS INFORMATIONS PERSONNELLES SONT-ELLES RECUEILLIES ?

Nous recueillons des informations personnelles sur les candidats auprès des sources suivantes : Vous, le candidat ; les agences de recrutement auxquelles vous avez envoyé vos données personnelles et auprès desquelles nous recueillons les catégories de données suivantes : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, expérience professionnelle, informations sur votre permis de travail, attentes salariales, période de préavis actuelle et informations personnelles figurant dans votre CV et votre lettre de motivation.

COMMENT UTILISERONS-NOUS VOS INFORMATIONS ?

Nous utiliserons les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet aux fins suivantes :

Il est dans nos intérêts légitimes de décider de vous affecter ou non au poste, au travail ou à la mission à laquelle ou auquel vous avez postulé, car il serait bénéfique à notre entreprise d'affecter quelqu’un audit poste, audit travail ou à ladite mission.

Après avoir reçu votre CV et votre lettre de motivation ou votre formulaire de candidature, nous traiterons lesdites informations afin de déterminer si vous répondez aux exigences de base vous permettant d'être sélectionné(e) pour le poste concerné. Si tel est le cas, nous déterminerons si votre candidature est suffisamment intéressante pour vous inviter à passer un entretien. Si nous décidons de vous appeler pour passer un entretien, nous utiliserons les informations que vous nous avez fournies lors de l’entretien pour décider de vous proposer ou non le poste, la mission ou le travail. Si nous décidons de vous proposer le poste, la mission ou le travail, nous prendrons alors des références et effectuerons, sous réserve du respect de la législation en vigueur, une vérification de votre casier judiciaire ou de toute autre nature avant de confirmer votre affectation.

Si vous ne nous fournissez pas d’informations personnelles

Si vous ne nous fournissez pas les informations demandées, ce qui est nécessaire pour que nous puissions examiner votre candidature (comme une preuve de qualification ou d’expérience professionnelle), nous ne pourrons pas traiter votre candidature avec succès. Par exemple, si nous avons besoin d’une vérification de crédibilité ou de références pour ledit poste et que vous ne nous fournissez pas les détails pertinents, nous ne pourrons pas donner suite à votre candidature.

COMMENT UTILISERONS-NOUS LES CATÉGORIES SPÉCIALES DE DONNÉES PERSONNELLES ?

Voici comment nous utiliserons vos informations personnelles spéciales :

INFORMATIONS SUR LES CONDAMNATIONS PÉNALES

Les informations personnelles relatives aux condamnations et infractions pénales seront traitées seulement si la législation en vigueur le permet. Par exemple, (i) une vérification du casier judiciaire peut être effectuée lors d'un recrutement ou d'une mutation si la législation en vigueur le permet ou (ii) une allégation d’infraction ou de condamnation pénale découlant de votre relation avec Solenis peut être traitée si nécessaire ou permis (par exemple, lorsque nous avons une obligation légale ou réglementaire de signaler une infraction ou que la législation en vigueur autorise Solenis à traiter des informations sur l’infraction concernée afin de prendre des décisions concernant votre relation avec Solenis).

Dans la mesure où nous traitons lesdites informations personnelles, nous le faisons sur la base d’un intérêt public substantiel tel que défini par la législation en vigueur.

PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

Vous ne ferez pas l'objet de décisions qui auront un impact significatif sur vous uniquement sur la base d’une prise de décision automatisée.

COMMUNICATION DES DONNÉES

Pourquoi pourriez-vous communiquer mes informations personnelles à des tiers ?

Au sein de Solenis, vos informations personnelles peuvent être consultées par les parties prenantes suivantes ou leur être divulguées en interne selon le principe du besoin de les connaître :

• Départements RH locaux, régionaux et Groupe, y compris les responsables et les membres d’équipe
• Direction locale, régionale et exécutive chargée de prendre des décisions d’embauche ou autre (y compris, mais sans s'y limiter, le personnel des services juridiques et des départements informatiques)
• Administrateurs système
• Personnel d'équipes Solenis telles que l’équipe financière, l'équipe informatique et l'équipe de support des systèmes d’information RH Groupe si nécessaire pour l’exécution de tâches spécifiques ou la maintenance du système

Vos informations personnelles peuvent également être consultées par des tiers avec lesquels nous travaillons, par exemple une agence de recrutement (par ex. CIELO Talent) nous soutenant dans le cadre du processus de recrutement, d’enquête et d’intégration, les cliniques organisant le bilan médical avant l’embauche, ainsi que les prestataires de services informatiques tels que l’hébergement, la gestion et la maintenance de l'infrastructure de nos systèmes d’information dédiés au recrutement.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées d’une manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l’accès à vos informations personnelles aux collaborateurs, mandataires, sous-traitants et autres tiers ayant un besoin commercial de les connaître. Ils traiteront vos informations personnelles uniquement sur nos instructions et sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous informerons vous-même et tout régulateur concerné d’une violation présumée en cas d'obligation légale.

CONSERVATION DES DONNÉES

Pendant combien de temps utiliserez-vous mes informations ?

Nous conserverons vos informations personnelles sur une période de six mois après vous avoir communiqué notre décision de vous affecter au poste, à la mission ou au travail concerné(e). Nous conservons vos informations personnelles sur ladite période afin de pouvoir démontrer, en cas d’action en justice, que nous n’avons pas fait preuve de discrimination à l’encontre de candidats sur la base de motifs proscrits et que nous avons mené l’exercice de recrutement de manière équitable et transparente. À l'issue de ladite période, nous détruirons vos informations personnelles en toute sécurité, conformément à notre politique de conservation des données et aux lois et réglementations en vigueur.

Si nous souhaitons conserver vos informations personnelles dans nos archives au motif qu’une autre opportunité pourrait se présenter à l’avenir et pour laquelle nous pourrions souhaiter étudier votre candidature, nous vous contacterons séparément, en sollicitant votre consentement explicite pour conserver vos informations personnelles sur une période déterminée pour ledit motif.

DROITS D’ACCÈS, DE RECTIFICATION, À L'EFFACEMENT ET À LA LIMITATION DU TRAITEMENT

Vos droits en matière d’informations personnelles

Dans certaines circonstances, vous avez légalement le droit d'effectuer les actions suivantes :

• Demander l’accès à vos informations personnelles (à l'aide d'une « demande d’accès aux données de la personne concernée »). Vous pouvez ainsi recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et vérifier que nous les traitons légalement.
• Demander la rectification des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez ainsi nous demander de rectifier toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
• Demander l’effacement de vos informations personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander d'effacer ou de supprimer des informations personnelles lorsqu’aucun motif ne justifie la poursuite de leur traitement. Vous avez également le droit de nous demander d'effacer ou de supprimer vos informations personnelles si vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-après).
• Vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et que votre situation spécifique vous amène à vous opposer au traitement pour ledit motif. Si vous vous opposez au traitement de vos informations personnelles, nous pourrions ne pas être en mesure d'examiner votre candidature.
• Droit d’être averti en cas d’accès par une personne non autorisée.

Si vous souhaitez consulter, vérifier, rectifier ou demander l’effacement de vos informations personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles, ou nous demander de transférer une copie de vos informations personnelles à une autre partie, veuillez remplir et envoyer notre Formulaire de demande relative aux données ou contacter notre Bureau chargé de la protection des données à l'adresse suivante : privacy@solenis.com.

DROIT AU RETRAIT DU CONSENTEMENT

Le cas échéant, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement en question à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez remplir et envoyer notre Formulaire de demande relative aux données ou nous contacter à l'adresse suivante : privacy@solenis.com. Dès réception de votre notification de retrait de consentement, nous ne traiterons plus vos informations personnelles et, sous réserve de notre politique de conservation, nous détruirons vos données personnelles en toute sécurité.

BUREAU CHARGÉ DE LA PROTECTION DES DONNÉES

Nous avons nommé un Bureau chargé de la protection des données pour veiller au respect de la présente Déclaration de confidentialité. En cas de question sur la présente Déclaration de confidentialité ou notre traitement de vos informations personnelles, veuillez remplir et envoyer notre Formulaire de demande relative aux données ou contacter notre Bureau chargé de la protection des données à l'adresse suivante : privacy@solenis.com. Vous avez le droit d'introduire une réclamation à tout moment auprès de votre autorité de contrôle locale si vous avez des préoccupations concernant notre traitement de vos informations personnelles. Nous vous demandons de bien vouloir tenter de régler avec nous tout problème dans un premier temps, bien que vous ayez le droit de contacter votre autorité de contrôle à tout moment.