Informativa sulla privacy dei candidati per il Sudafrica

La Società Solenis e le sue entità interamente e maggioritariamente controllate ("Gruppo Solenis", "Società", "noi" o "ci") prende sul serio la protezione dei dati degli utenti. Per saperne di più sul nostro Gruppo, è possibile visitare solenis.com o contattarci utilizzando le informazioni disponibili nella sezione Contattaci del nostro sito web.

La presente Informativa sulla privacy per i candidati del Sudafrica è stata emessa in conformità alla legge sulla protezione delle informazioni personali, 2013 ("POPI"), una legge sulla protezione dei dati applicabile in Sudafrica. Questo documento si applica alle informazioni personali ottenute dall'utente durante i processi di assunzione (ad esempio quando l'utente invia il curriculum) e fornisce alcune informazioni che devono essere fornite in termini di POPI, ad esempio come e perché i dati personali saranno utilizzati e per quanto tempo saranno conservati.

QUAL È LO SCOPO DI QUESTO DOCUMENTO?

Il Gruppo Solenis è una "parte responsabile." Ciò significa che siamo responsabili di decidere in che modo conserviamo e utilizziamo le informazioni personali dell'utente. L'entità del Gruppo Solenis responsabile dei dati personali dell'utente sarà il membro del Gruppo Solenis che ha originariamente raccolto le informazioni da o sull'utente. Nell'ambito dei nostri obblighi ai sensi del POPI, Solenis è tenuta a fornire informazioni su come utilizziamo le informazioni personali dell'utente, su come proteggiamo le informazioni dell'utente, sulla nostra base giuridica per l'uso delle informazioni dell'utente, sui diritti dell'utente e su chi questi può contattare.

TIPO DI INFORMAZIONI CHE CONSERVIAMO SULL'UTENTE

In relazione alla candidatura dell'utente per lavorare da noi, raccoglieremo, memorizzeremo e utilizzeremo le seguenti categorie di informazioni personali sull'utente:

• Le informazioni che l'utente ci ha fornito nel suo CV e nella lettera di presentazione (lettera di intenti).
• Le informazioni fornite nel nostro modulo di candidatura, tra cui nome, titolo, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail personale, data di nascita, sesso, storia lavorativa, qualifiche.
• Tutte le informazioni fornite durante un colloquio (tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le aspettative salariali e l'attuale periodo di preavviso).
• Altre informazioni incluse nel processo di candidatura, come risultati di test, valutazioni o referenze.

Nella misura consentita dalle leggi applicabili, possiamo anche raccogliere, archiviare e utilizzare le seguenti informazioni, note come informazioni personali speciali:

• Informazioni su razza o all'etnia, credo religioso, orientamento sessuale e convinzioni politiche.
• Informazioni sulla salute dell'utente, comprese eventuali condizioni mediche, cartelle cliniche e malattie.
• Informazioni su condanne penali e reati.

COME VENGONO RACCOLTI I DATI PERSONALI DELL'UTENTE?

Raccogliamo informazioni personali sui candidati dalle seguenti fonti: il candidato stesso; agenzie di reclutamento a cui l'utente/candidato ha inviato i propri dati personali e da cui raccogliamo le seguenti categorie di dati: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, storia lavorativa, informazioni sul permesso di lavoro, aspettative salariali, periodo di preavviso attuale, informazioni personali incluse nel CV e nella lettera di motivazione.

COME UTILIZZEREMO LE INFORMAZIONI SULL'UTENTE

Utilizzeremo le informazioni personali che raccogliamo sull'utente per:

È nostro legittimo interesse decidere se nominare l'utente per il ruolo, il lavoro o l'incarico per cui si è candidato, poiché sarebbe vantaggioso per la nostra azienda nominare qualcuno per quel determinato ruolo, lavoro o incarico.

Dopo aver ricevuto il CV e la lettera di presentazione o il modulo di candidatura dell'utente, elaboreremo queste informazioni per decidere se l'utente soddisfa i requisiti di base per essere selezionato per il ruolo. In tal caso, decideremo se la candidatura dell'utente è sufficientemente solida da invitarlo a un colloquio. Se decidiamo di invitare l'utente a un colloquio, utilizzeremo le informazioni che ci fornisce durante il colloquio per decidere se offrirgli il ruolo, l'incarico o il lavoro. Se decidiamo di offrire il ruolo, l'incarico o il lavoro all'utente, prenderemo in considerazione le sue referenze ed effettueremo, nel rispetto delle leggi vigenti, un controllo del casellario giudiziario o qualsiasi altro controllo prima di confermare la sua nomina.

Se l'utente non fornisce le informazioni personali richieste

Se l'utente non fornisce le informazioni richieste, necessarie per valutare la sua candidatura (ad esempio le prove delle qualifiche o la storia lavorativa), non saremo in grado di elaborare correttamente la sua candidatura. Ad esempio, se abbiamo bisogno di una verifica della solvibilità o di referenze per questo ruolo e l'utente non ci fornisce i dettagli pertinenti, non saremo in grado di procedere con la sua candidatura.

COME UTILIZZIAMO LE CATEGORIE SPECIALI DI DATI PERSONALI

Utilizzeremo i dati personali speciali dell'utente nei seguenti modi:

INFORMAZIONI SULLE CONDANNE PENALI

I dati personali relativi a condanne penali e reati saranno trattati solo laddove consentito dalle leggi applicabili, ad esempio: (i) può essere effettuato un controllo del casellario giudiziale al momento dell'assunzione o del trasferimento, laddove autorizzato dalle leggi vigenti; oppure (ii) può essere elaborata, laddove richiesta o autorizzata, un'accusa di reato penale o una condanna che si verifichi durante il rapporto dell'utente con Solenis. Ad esempio, se abbiamo un requisito legale o normativo per segnalare un reato o le leggi applicabili autorizzano Solenis a trattare le informazioni sul reato allo scopo di prendere decisioni relative al rapporto dell'utente con Solenis.

Nella misura in cui trattiamo queste informazioni personali, lo facciamo sulla base di un interesse pubblico sostanziale come previsto dalle leggi applicabili.

PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO

L'utente non sarà soggetto a decisioni che avranno un impatto significativo su di lui basate esclusivamente su processi decisionali automatizzati.

CONDIVISIONE DEI DATI

Perché la Società potrebbe condividere i dati personali dell'utente con terzi?

All'interno di Solenis, le informazioni personali dell'utente possono essere accessibili o divulgate internamente sulla base della necessità di sapere a:

• team di Risorse Umane locali, regionali e globali, inclusi manager e membri del team;
• dirigenti locali, regionali ed esecutivi responsabili delle decisioni relative alle assunzioni o come altrimenti appropriato (incluso, a titolo esemplificativo, il personale dell'ufficio legale e IT);
• amministratori di sistema; e
• laddove necessario per lo svolgimento di attività specifiche o la manutenzione del sistema da parte del personale dei team Solenis, come il team di supporto dei sistemi informativi Finanze, IT e Risorse umane globali.

I dati personali dell'utente possono essere consultati anche da terzi con cui collaboriamo, ad esempio un'agenzia di reclutamento (per esempio CIELO Talent) che ci supporta nel processo di reclutamento, sondaggio, inserimento nel mondo del lavoro, cliniche che organizzano la visita medica pre-assunzione, nonché società che forniscono servizi informatici, come l'hosting, il supporto e la manutenzione del quadro dei nostri sistemi informativi di reclutamento.

SICUREZZA DEI DATI

Abbiamo messo in atto misure di sicurezza adeguate per impedire la perdita accidentale, l'uso o l'accesso non autorizzato, l'alterazione o la divulgazione dei dati personali dell'utente. Inoltre, limitiamo l'accesso alle informazioni personali dell'utente ai dipendenti, agenti, appaltatori e altre terze parti che hanno una necessità aziendale di conoscerle. Essi tratteranno i dati personali dell'utente solo in base alle nostre istruzioni e sono soggetti a un obbligo di riservatezza.

Abbiamo messo in atto procedure per gestire qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati e informeremo l'utente e qualsiasi autorità di regolamentazione applicabile di una sospetta violazione laddove siamo legalmente tenuti a farlo.

CONSERVAZIONE DEI DATI

Per quanto tempo la Società utilizzerà i dati dell'utente?

Conserveremo i dati personali dell'utente per un periodo di sei mesi dopo che gli avremo comunicato la nostra decisione di nominarlo per il ruolo, l'incarico o il lavoro in questione. Conserviamo i dati personali dell'utente per tale periodo in modo da poter dimostrare, in caso di rivendicazioni legali, che non abbiamo discriminato i candidati per motivi vietati e che abbiamo condotto l'esercizio di reclutamento in modo equo e trasparente. Trascorso tale periodo, distruggeremo in modo sicuro i dati personali dell'utente in conformità alla nostra politica di conservazione dei dati, alle leggi e ai regolamenti applicabili.

Se desideriamo conservare i suoi dati personali in archivio, sulla base del fatto che in futuro potrebbe presentarsi un'ulteriore opportunità e potremmo voler prendere in considerazione la candidatura dell'utente, gli scriveremo separatamente, chiedendo il suo esplicito consenso a conservare i suoi dati personali per un periodo di tempo determinato su tale base.

DIRITTI DI ACCESSO, CORREZIONE, CANCELLAZIONE E RESTRIZIONE

Diritti dell'utente in relazione ai dati personali

In determinate circostanze, la legge concede all'utente il diritto di:

• Richiedere l'accesso alle proprie informazioni personali (comunemente nota come "richiesta di accesso dell'interessato"). Ciò consente di ricevere una copia dei dati personali in nostro possesso e di verificare che li trattiamo in modo legittimo.
• Richiedere la correzione dei dati personali dell'utente in nostro possesso. Ciò consente all'utente di ottenere la correzione di qualsiasi informazione incompleta o inesatta in nostro possesso.
• Richiedere la cancellazione dei dati personali dell'utente. Ciò consente di chiederci di cancellare o rimuovere i dati personali laddove non vi siano buone ragioni per continuare a trattarli. L'utente ha inoltre il diritto di chiederci di cancellare o rimuovere i propri dati personali laddove abbia esercitato il suo diritto di opporsi al trattamento (vedere di seguito).
• Opporsi al trattamento dei suoi dati personali se ci basiamo su un interesse legittimo (o su quello di una terza parte) e se la situazione particolare dell'utente lo spinge a opporsi al trattamento. Se l'utente si oppone al trattamento dei propri dati personali, potremmo non essere in grado di prendere in considerazione la sua candidatura.
• Diritto di notifica in caso di accesso da parte di persone non autorizzate.

Se l'utente desidera rivedere, verificare, correggere o richiedere la cancellazione dei suoi dati personali, opporsi al trattamento dei propri dati personali o richiedere il trasferimento di una copia dei suoi dati personali a un'altra parte, può compilare e inviare il nostro modulo di richiesta dati o contattare il nostro Ufficio per la privacy dei dati (DPO) all'indirizzo privacy@solenis.com.

DIRITTO DI REVOCA DEL CONSENSO

Laddove applicabile, l'utente ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso al trattamento per tale scopo. Per revocare il consenso, invitiamo l'utente a compilare e inviare il nostro  modulo di richiesta dati o contattarci all'indirizzo privacy@solenis.com. Una volta ricevuta la notifica che l'utente ha revocato il proprio consenso, non tratteremo più i suoi dati personali e, nel rispetto della nostra politica di conservazione, smaltiremo i suoi dati personali in modo sicuro.

UFFICIO PER LA PRIVACY DEI DATI

Abbiamo nominato un Ufficio per la privacy dei dati (DPO) al fine di supervisionare il rispetto della presente Informativa sulla privacy. In caso di domande sulla presente Informativa sulla privacy o su come trattiamo le informazioni personali, l'utente può compilare e inviare il nostro modulo di richiesta dati o contattare il nostro DPO all'indirizzo privacy@solenis.com. L'utente ha il diritto di presentare un reclamo in qualsiasi momento all'autorità di controllo locale se ha dei dubbi sul modo in cui trattiamo i suoi dati personali. Chiediamo all'utente di cercare di risolvere qualsiasi problema con noi, anche se ha il diritto di contattare la propria autorità di vigilanza in qualsiasi momento.