Privacyverklaring voor sollicitanten in Zuid-Afrika

Het bedrijf Solenis en zijn volledige en meerderheidsdeelnemingen ('Solenis Group', 'Bedrijf', 'wij' of 'ons') nemen de bescherming van uw gegevens uiterst serieus. U vindt meer informatie over onze Group op solenis.com of door ons te contacteren via de sectie Neem contact met ons op van onze website.

Deze Privacyverklaring voor Sollicitanten in Zuid-Afrika is opgesteld conform de Protection of Personal Information Act, 2013 ('POPI' - Wet Bescherming Persoonsgegevens), een wet inzake gegevensbescherming die van toepassing is in Zuid-Afrika. Dit document geldt voor persoonlijke informatie die van u wordt verkregen tijdens de wervingsprocessen (bijvoorbeeld wanneer u uw cv opstuurt) en voorziet u van bepaalde informatie die moet worden verstrekt in het kader van POPI, zoals hoe en waarom uw persoonsgegevens worden gebruikt en hoe lang deze worden bewaard.

WAT IS HET DOEL VAN DIT DOCUMENT?

De Solenis Group is een 'verantwoordelijke partij'. Dit houdt in dat wij verantwoordelijk zijn voor de wijze waarop wij uw persoonsgegevens bewaren en gebruiken. De entiteit van de Solenis Group die verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens is het lid van de Solenis Group dat oorspronkelijk gegevens van of over u verzamelt. Als gevolg van onze verplichtingen onder de POPI is Solenis verplicht u informatie te verstrekken over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, hoe wij uw gegevens beschermen, onze rechtsgrondslag voor het gebruik van uw gegevens, uw rechten en met wie u contact kunt opnemen.

DE SOORT GEGEVENS DIE WE OVER U BEWAREN

Met het oog op uw sollicitatie naar een betrekking bij ons, zullen wij de volgende categorieën persoonsgegevens over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

• De gegevens die u ons in uw cv en begeleidende brief (intentieverklaring) hebt verstrekt.
• De gegevens zoals u die op ons sollicitatieformulier hebt ingevuld, waaronder naam, functie, adres, telefoonnummer, persoonlijk e-mailadres, geboortedatum, geslacht, werkervaring, kwalificaties.
• Alle gegevens die u ons tijdens een sollicitatiegesprek verstrekt (inclusief, maar niet beperkt tot, salarisverwachtingen en huidige opzegtermijn).
• Andere gegevens die deel uitmaken van de sollicitatieprocedure, zoals test- of beoordelingsresultaten of referenties.

Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, kunnen wij ook de volgende gegevens, de zogenaamde bijzondere persoonsgegevens, verzamelen, opslaan en gebruiken:

• Gegevens over uw ras of etniciteit, religieuze en politieke overtuigingen en seksuele geaardheid.
• Gegevens over uw gezondheid, waaronder medische aandoeningen en gezondheids- en ziektedossiers.
• Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en misdrijven.

HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELD?

Persoonsgegevens over sollicitanten verzamelen wij uit de volgende bronnen: U, de sollicitant; wervingsbureaus waaraan u uw persoonsgegevens hebt verstrekt en waarvan wij de volgende categorieën gegevens verzamelen: naam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, werkervaring, gegevens over uw werkvergunning, verwacht salaris, huidige opzegtermijn, persoonsgegevens in uw cv en motivatiebrief.

HOE WE UW GEGEVENS GEBRUIKEN

We gebruiken de persoonsgegevens die we over u verzamelen om:

Het is in ons rechtmatige belang om te beslissen of we u aanstellen voor de functie, het werk of de opdracht waarop u hebt gesolliciteerd, omdat het in het belang van ons bedrijf is om iemand voor die functie, dat werk of die opdracht aan te stellen.

Na ontvangst van uw cv en begeleidende brief of uw sollicitatieformulier gaan wij deze gegevens verwerken om te beslissen of u aan de basisvereisten voldoet om eventueel in aanmerking te komen voor de functie. In dat geval zullen wij bepalen of uw sollicitatie overtuigend genoeg is om u uit te nodigen voor een gesprek. Mochten wij besluiten om u voor een sollicitatiegesprek op te roepen, dan zullen wij de gegevens die u ons tijdens het sollicitatiegesprek verstrekt, gebruiken om te beslissen of wij u de functie, de opdracht of het werk aanbieden. Als we vervolgens besluiten om u de functie, de opdracht of het werk aan te bieden, zullen we referenties natrekken en, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving, een controle van het strafregister of een andere controle uitvoeren voordat we uw aanstelling bevestigen.

Als u geen persoonsgegevens verstrekt

Laat u na om de gevraagde informatie te verstrekken, zoals wij die nodig hebben om uw sollicitatie te beoordelen (bijv. bewijs van kwalificaties of arbeidsverleden), dan kunnen wij uw sollicitatie niet correct verwerken. Hebben wij bijvoorbeeld een kredietcontrole of referenties nodig voor deze functie en verstrekt u ons geen relevante gegevens, dan kunnen wij uw sollicitatie niet verder in behandeling nemen.

HOE WIJ BIJZONDERE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN

Wij gaan uw bijzondere persoonsgegevens op de volgende manieren gebruiken:

GEGEVENS OVER STRAFRECHTELIJKE VEROORDELINGEN

Persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen worden alleen verwerkt wanneer de toepasselijke wetgeving dit toestaat, bijv: (i) er kan een controle van het strafregister worden uitgevoerd bij werving of overplaatsing voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving; of (ii) er kan een beschuldiging van een strafbaar feit of veroordeling tijdens uw relatie met Solenis worden verwerkt voor zover vereist of toegestaan. Wanneer wij bijvoorbeeld een wettelijke of reglementaire verplichting hebben om een overtreding te melden of wanneer toepasselijke wetten Solenis toestaan om gegevens over de overtreding te verwerken met als doel beslissingen te nemen over uw relatie met Solenis.

Voor zover wij deze persoonsgegevens verwerken, doen wij dit op basis van zwaarwegend algemeen belang zoals uiteengezet in de toepasselijke wetgeving.

GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

U wordt nooit onderworpen aan beslissingen die aanzienlijke gevolgen voor u hebben en die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde besluitvorming.

DELEN VAN GEGEVENS

Waarom zou u mijn persoonsgegevens delen met derden?

Binnen Solenis kunnen uw persoonsgegevens worden geraadpleegd door of intern openbaar worden gemaakt op basis van noodzaak tot kennisname aan:

• lokale, regionale en globale Human Resources, inclusief managers en teamleden;
• lokaal, regionaal en uitvoerend management, verantwoordelijk voor het nemen van wervingsbeslissingen of indien anderszins van toepassing (inclusief, maar niet beperkt tot, personeel van Legal en IT);
• systeembeheerders; en
• waar nodig voor het uitvoeren van specifieke taken of systeemonderhoud door personeel van Solenis-teams zoals die van Finance, IT en Global HR Information Systems Support.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden ingezien door externe partijen met wie wij samenwerken, bijvoorbeeld een wervingsbureau (bijv. CIELO Talent) dat ons ondersteunt bij het wervings-, onderzoeks- en inwerkproces, klinieken die de medische keuring vóór indiensttreding regelen, en bedrijven die IT-diensten verlenen, zoals het hosten, ondersteunen en onderhouden van het raamwerk van onze systemen voor wervingsinformatie.

GEGEVENSBEVEILIGING

Wij hebben gepaste veiligheidsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt worden of op ongeautoriseerde wijze toegankelijk worden gemaakt, gewijzigd worden of openbaar gemaakt worden. Verder beperken wij de toegang tot uw persoonsgegevens tot medewerkers, tussenpersonen, aannemers en andere derden die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Zij zullen uw persoonsgegevens alleen in opdracht van ons verwerken en zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Wij hebben procedures in werking gesteld om elk vermoeden van inbreuk op gegevensbeveiliging aan te pakken en zullen u en elke toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

BEWAREN VAN GEGEVENS

Hoelang gebruikt u mijn gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot zes maanden nadat wij u ingelicht hebben over ons besluit om u al dan niet voor de functie, opdracht of het werk aan te stellen. Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende die periode, zodat wij bij een eventuele rechtsvordering kunnen aantonen dat wij kandidaten niet op onwettige gronden hebben gediscrimineerd en dat de werving op eerlijke en transparante wijze is verlopen. Na deze periode vernietigen wij uw persoonsgegevens veilig conform ons beleid voor het bewaren van gegevens en de toepasselijke wet- en regelgeving.

Willen wij uw persoonsgegevens in ons bestand bewaren, omdat er in de toekomst een nieuwe vacature kan komen en wij u daarvoor in aanmerking willen laten komen, dan zullen wij u schriftelijk om uw uitdrukkelijke toestemming vragen om uw persoonsgegevens op die basis voor een bepaalde periode te bewaren.

RECHT OP TOEGANG, CORRECTIE, VERWIJDERING EN BEPERKING

Uw rechten inzake persoonsgegevens

Onder bepaalde omstandigheden hebt u volgens de wet recht om:

• Toegang te vragen tot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als een 'verzoek om toegang door een betrokkene'). U krijgt dan een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en kunt controleren of wij deze rechtmatig verwerken.
• Correctie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Dit geeft u de mogelijkheid om onvolledige of onjuiste gegevens die wij over u bewaren te laten corrigeren.
• Verwijdering te vragen van uw persoonsgegevens. U kunt ons dan vragen om persoonsgegevens te wissen of te verwijderen als langere verwerking niet zinvol meer is. Ook hebt u het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (zie hieronder).
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij ons beroepen op een rechtmatig belang (of dat van een derde partij) en wanneer u vanwege uw specifieke situatie bezwaar wilt maken tegen de verwerking. Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, kunnen wij uw sollicitatie wellicht niet in behandeling nemen.
• Op de hoogte te worden gesteld als een onbevoegd persoon zich toegang verschaft.

Wilt u uw persoonsgegevens inzien, controleren, corrigeren of laten verwijderen, bezwaar maken tegen de verwerking ervan of vragen of wij een kopie van uw persoonsgegevens aan een andere partij willen overdragen, vul dan ons Aanvraagformulier voor gegevens in of neem contact op met ons Data Privacy Office (DPO) via privacy@solenis.com.

RECHT OM TOESTEMMING IN TE TREKKEN

Indien van toepassing hebt u te allen tijde het recht om uw toestemming voor verwerking voor dat doel in te trekken. Om uw toestemming in te trekken, vult u ons Aanvraagformulier voor gegevens in en verstuurt u dit of neemt u contact op via privacy@solenis.com. Zodra wij uw bericht van intrekking van toestemming hebben ontvangen, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken en zullen wij, conform ons bewaarbeleid, uw persoonsgegevens op veilige wijze verwijderen.

DATA PRIVACY OFFICE

Wij hebben een Data Privacy Office (DPO - Bureau Gegevensbescherming) ingesteld om toezicht te houden op de naleving van deze Privacyverklaring. Hebt u vragen over deze Privacykennisgeving of over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, vul dan ons Aanvraagformulier voor gegevens in en dien het in, of neem contact op met DPO via privacy@solenis.com. U hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende instantie als u zich zorgen maakt over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij vragen u om eerst te proberen eventuele problemen samen met ons op te lossen, hoewel u te allen tijde het recht hebt om contact op te nemen met uw toezichthoudende autoriteit.