Firma Solenis i jej podmioty zależne całkowicie lub częściowo („Grupa Solenis”, „Firma”, „my”, „nam” lub „nas”) poważnie traktują ochronę danych osobowych. Kliknij poniżej, aby uzyskać więcej informacji na temat podmiotów Solenis działających jako administratorzy danych odpowiedzialni za przetwarzanie Twoich danych osobowych (Lista spółek z Grupy Solenis). Aby dowiedzieć się więcej o naszej Grupie, wystarczy odwiedzić stronę solenis.com lub skontaktować się z nami, korzystając z informacji podanych w sekcji Kontakt z nami na naszej stronie internetowej.
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności została opracowana w celu zapewnienia zgodności z przepisami regulującymi przetwarzanie danych osobowych, które mają zastosowanie do Solenis. W zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy o ochronie danych niniejsza Informacja o ochronie prywatności obowiązuje we wszystkich krajach, gdzie Solenis prowadzi działalność. Ponieważ Solenis jest międzynarodową firmą działającą w wielu jurysdykcjach, mogą obowiązywać różne wymagania krajowe. Informacje dotyczące danego kraju można przeglądać w ramach niniejszej Informacji o ochronie prywatności.
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności ma zastosowanie do wszelkich informacji, które identyfikują lub mogą zostać wykorzystane do identyfikacji osoby fizycznej (i osoby prawnej w niektórych jurysdykcjach) („dane osobowe”), które Grupa Solenis uzyskuje w procesie rekrutacji (na przykład podczas przesyłania CV) i podczas trwania stosunku pracy.
CEL NINIEJSZEJ INFORMACJI O OCHRONIE PRYWATNOŚCI
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności wyjaśnia, jakie rodzaje danych osobowych gromadzimy, w jaki sposób je gromadzimy, jak możemy je wykorzystywać, komu możemy je udostępniać i jakie działania podejmujemy, aby je chronić. Jest tu również informacja, w jaki sposób można się z nami skontaktować, aby poprosić o udzielenie odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące naszych praktyk w zakresie ochrony prywatności, oraz skorzystać ze swoich praw.
JAKIE DANE OSOBOWE GROMADZIMY, JAK I DLACZEGO JE WYKORZYSTUJEMY
Po otrzymaniu podania o pracę będziemy gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące kategorie danych osobowych:
W zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy możemy również gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące „kategorie specjalne” bardziej specjalnych kategorii danych osobowych:
Informacje o wyrokach skazujących i przestępstwach.
W JAKI SPOSÓB ZBIERAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Gromadzimy dane osobowe kandydatów z następujących źródeł:
W JAKI SPOSÓB WYKORZYSTUJEMY TWOJE DANE?
Gromadzimy, wykorzystujemy i udostępniamy dane osobowe tylko wtedy, gdy jesteśmy przekonani, że mamy do tego odpowiednią podstawę prawną.
Gromadzimy, przetwarzamy i w inny sposób wykorzystujemy dane osobowe użytkowników w celach i na podstawie prawnej określonej w poniższej tabeli; w stosownych przypadkach wymieniono również nasz uzasadniony interes:
|
Cel |
Podstawa prawna |
Podstawa prawna uzasadnionego interesu |
|
Ocena umiejętności kandydata, kwalifikacji i przydatności do pracy na określonym stanowisku. |
Przetwarzamy te dane osobowe w celu przygotowania się do zawarcia umowy z kandydatem. Przetwarzamy również dane osobowe kandydatów zgodnie z naszym uzasadnionym interesem. |
Mamy uzasadniony interes w przeprowadzeniu pełnej oceny kandydatów, aby się upewnić, że wybrani zostaną tylko odpowiedni kandydaci, aby porównać kandydatów i podjąć uczciwą decyzję o najbardziej odpowiednim kandydacie na stanowisko. Naszym celem jest rekrutacja najlepszej osoby na każde wolne stanowisko poprzez uczciwe, systemowe i skuteczne procedury rekrutacji i wyboru. Pomoże nam to w dalszym osiąganiu celów biznesowych, utrzymaniu naszej reputacji i pozyskiwaniu pracowników o wysokich kwalifikacjach. |
|
W stosownych przypadkach należy przeprowadzić kontrolę tożsamości i referencji. |
Przetwarzamy te dane osobowe w zakresie dozwolonym przez prawo i w celu spełnienia wymogów prawnych. Przetwarzamy również dane osobowe kandydatów zgodnie z naszym uzasadnionym interesem. |
Mamy uzasadniony interes w tym, aby się upewnić, że kandydaci do pracy lub zaangażowania nie stanowią dla nas niedopuszczalnego ryzyka i uważamy, że przeprowadzana weryfikacja jest niezbędna do zapobiegania przestępczości i innym nielegalnym działaniom oraz do ochrony nas przed oszustwem, nieuczciwością lub niekompetencją. |
|
Komunikowanie się z kandydatem w sprawie procesu rekrutacji. |
Częściowo przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań prawnych, którym podlegamy, w tym wymogu wydania pisemnych informacji lub warunków zatrudnienia oraz zakazu dyskryminacji w zakresie jakiejkolwiek oferty. Dodatkowe przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia kroków w celu zawarcia umowy pomiędzy nami oraz do wykonania tej umowy, ponieważ będziemy potrzebować informacji, aby przedstawić kandydatowi odpowiednią ofertę i zarządzać jego umową o pracę, jeśli ją podpisze. Przetwarzamy również dane osobowe kandydatów zgodnie z naszym uzasadnionym interesem. |
Mamy uzasadniony interes w zapewnieniu efektywnego zaangażowania pracowników na odpowiednich warunkach zatrudnienia i płynnego podjęcia przez nich pracy oraz w zachowaniu informacji pozyskanych w procesie rekrutacji, które są istotne w trakcie trwania zatrudnienia. Pomoże nam to w dalszym osiąganiu celów biznesowych, utrzymaniu naszej reputacji i pozyskiwaniu pracowników o wysokich kwalifikacjach. Mamy uzasadniony interes w przekazywaniu kandydatom informacji zwrotnych oraz w obronie wszelkich wyzwań lub roszczeń złożonych w związku z naszą decyzją o zatrudnieniu. Pomoże nam to uniknąć ryzyka finansowego oraz kosztów wynikających z trudności w podejmowaniu decyzji rekrutacyjnych i w utrzymaniu naszej reputacji. |
|
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej naszych procesów rekrutacyjnych. |
Przetwarzamy te dane osobowe w celu spełnienia wymogów prawnych. Przetwarzamy również dane osobowe kandydatów zgodnie z naszym uzasadnionym interesem. |
Mamy uzasadniony interes w utrzymaniu odpowiedniej bazy kandydatów, którzy wykazali zainteresowanie pracą dla nas i którzy są potencjalnie odpowiednimi kandydatami do zatrudnienia. Jest to potencjalnie korzystne zarówno dla tych kandydatów, którzy pierwotnie nie zostali przyjęci, jak i dla nas. Pomoże nam to w dalszym osiąganiu celów biznesowych, utrzymaniu naszej reputacji i pozyskiwaniu pracowników o wysokich kwalifikacjach. |
|
Spełnienie wymogów prawnych |
Przetwarzamy te dane osobowe w celu spełnienia wymogów prawnych. |
|
W naszym uzasadnionym interesie leży podjęcie decyzji o ewentualnym przyjęciu kandydata na stanowisko lub do wykonania zlecenia, o które się ubiega, ponieważ obsadzenie tego stanowiska lub przydzielenie zlecenia będzie korzystne dla naszej firmy.
Osoby zamieszkałe w jurysdykcji, w której wymagana jest zgoda na gromadzenie, wykorzystywanie i ujawnianie danych osobowych zgodnie z niniejszą Informacją o ochronie prywatności, przekazując nam aplikację lub związane z nią dane osobowe wyrażają zgodę na gromadzenie, wykorzystywanie i ujawnianie danych osobowych zgodnie z niniejszą Informacją o ochronie prywatności. W niektórych przypadkach zgoda użytkownika może być „dorozumiana” (tj. zgoda użytkownika jest przyjmowana na podstawie jego działania lub braku działania w momencie gromadzenia, wykorzystywania lub udostępniania danych osobowych). Osoby zamieszkałe w jurysdykcji, w której przepisy o ochronie danych osobowych lub inne przepisy wymagają „wyraźnej” zgody na gromadzenie, wykorzystywanie i ujawnianie danych osobowych zgodnie z niniejszą Informacją o ochronie prywatności, zostaną poproszone o udzielenie uprzedniej i wyraźnej zgody. Zasadniczo prosimy o zgodę, gdy chcemy wykorzystać dane osobowe do nowego celu lub do celu innego niż określony w chwili gromadzenia danych — w niniejszej Informacji o ochronie prywatności. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, z wyjątkiem ograniczonych okoliczności, w tym wymogów prawnych lub regulacyjnych lub wynikających ze zobowiązań umownych wobec nas (np. porozumienia o zachowaniu poufności).
Po otrzymaniu CV i listu motywacyjnego lub formularza aplikacyjnego przetworzymy te informacje, aby zdecydować, czy spełniasz podstawowe wymagania, aby zostać wybranym na stanowisko. Jeśli tak, zdecydujemy, czy aplikacja kandydata jest wystarczająco atrakcyjna, aby zaprosić go na rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli zdecydujemy się zaprosić kandydata na rozmowę kwalifikacyjną, wykorzystamy informacje podane nam podczas rozmowy kwalifikacyjnej do podjęcia decyzji o ewentualnym zatrudnieniu lub przydzieleniu zlecenia. Jeśli podejmiemy decyzję o przyjęciu do pracy lub przydzieleniu zlecenia, przeanalizujemy ewentualne referencje i przeprowadzimy, w zależności od obowiązujących przepisów, weryfikację w rejestrze skazanych lub inne kontrole — jeszcze przed zaproponowaniem umowy.
Jeśli nie podasz swoich danych osobowych
Jeśli nie podasz informacji, które są niezbędne do rozpatrzenia Twojej aplikacji (takich jak dowody kwalifikacji lub historia pracy), nie będziemy w stanie pomyślnie przetworzyć tej aplikacji. Jeśli na przykład wymagamy weryfikacji kredytowej lub referencji dla tej roli, a Ty nie podasz nam odpowiednich danych, nie będziemy mogli przyjąć Twojej aplikacji.
JAK WYKORZYSTUJEMY SPECJALNE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH
Specjalne kategorie danych osobowych użytkownika wykorzystujemy w następujący sposób:
|
Cel |
Podstawa prawna |
|
Będziemy wykorzystywać informacje o stanie niepełnosprawności kandydata, aby rozważyć, czy musimy wprowadzić jakieś korekty w trakcie rekrutacji, na przykład czy konieczne jest dokonanie korekt podczas testu lub rozmowy kwalifikacyjnej. |
Takie przetwarzanie jest niezbędne do spełnienia obowiązków i skorzystania z praw użytkownika lub naszych w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i ochrony socjalnej, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy. Przetwarzamy dane osobowe kandydatów na podstawie „przepisów dotyczących zatrudnienia, ochrony socjalnej i ubezpieczeń społecznych” oraz „równości szans lub traktowania”. |
|
Tam, gdzie jest to dozwolone przez obowiązujące przepisy, będziemy wykorzystywać informacje o rasie lub pochodzeniu narodowym i etnicznym kandydata, przekonaniach religijnych, filozoficznych lub moralnych, życiu seksualnym lub orientacji seksualnej, aby skutecznie monitorować i raportować wskaźniki równouprawnienia. |
Takie przetwarzanie jest niezbędne do spełnienia obowiązków i skorzystania z praw użytkownika lub naszych w zakresie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i ochrony socjalnej, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy. Przetwarzamy dane osobowe kandydatów zgodnie z uzasadnionym interesem publicznym na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g. Przetwarzając tę specjalną kategorię danych osobowych, opieramy się na warunkach „równości szans lub traktowania” oraz „różnorodności rasowej i etnicznej na wyższych poziomach organizacji”, określonych w części 2 załącznika nr 1 do Ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r. |
INFORMACJE Z REJESTRU SKAZANYCH
Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i przestępstw będą przetwarzane tylko wtedy, gdy jest to dozwolone przez obowiązujące przepisy, np.: (i) rejestr skazanych można sprawdzić w procesie rekrutacji lub przeniesienia, jeśli pozwalają na to obowiązujące przepisy prawa; (ii) informacje o postawieniu zarzutu lub skazaniu za przestępstwo karne podczas trwania stosunku pracy z Solenis można przetwarzać w zależności od potrzeb lub upoważnienia. Na przykład, gdy mamy wymóg prawny, aby zgłosić popełnienie przestępstwa lub obowiązujące przepisy zezwalają firmie Solenis na przetwarzanie informacji o przestępstwie w celu podjęcia decyzji dotyczących stosunku pracy z Solenis.
W zakresie, w jakim przetwarzamy te dane osobowe, robimy to na podstawie istotnego interesu publicznego określonego w obowiązujących przepisach.
AUTOMATYCZNE PODEJMOWANIE DECYZJI
Decyzje mające na kandydata znaczny wpływ nie mogą być podejmowane wyłącznie w sposób automatyczny.
UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH INNYM
Dane osobowe kandydata zostaną ujawnione:
Obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych mogą zezwalać lub wymagać udostępniania danych osobowych w niektórych okolicznościach nieopisanych powyżej. Okoliczności te obejmują sytuacje, w których jest to dozwolone lub wymagane przez prawo lub gdy jest to konieczne w celu ochrony naszej grupy spółek, naszych pracowników, naszych klientów lub innych osób, na przykład podczas wyjaśniania domniemanych lub rzeczywistych nielegalnych działań, w tym oszustw, oraz zapobiegania im lub w celu udzielenia pomocy rządom i organom ścigania, a także potencjalnym nabywcom całości lub części naszej działalności. W takim przypadku nie udostępnimy więcej danych osobowych, niż jest to uzasadnione w celu realizacji danego celu.
Osoby zamieszkałe w jurysdykcji, w której przepisy o ochronie danych osobowych lub inne przepisy wymagają wyraźnej zgody na udostępniania danych osobowych w celach innych niż pierwotnie określone, zostaną poproszone o udzielenie uprzedniej i wyraźnej zgody.
PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH ZA GRANICĘ
Ze względu na międzynarodowy charakter firmy Solenis niektóre ze spółek stowarzyszonych i innych odbiorców wymienionych powyżej mogą znajdować się w krajach, które nie zapewniają poziomu ochrony danych równoważnego poziomowi określonemu przez prawo kraju gromadzenia danych. Podejmujemy odpowiednie działania, aby zapewnić, że taki odbiorca działa zgodnie z obowiązującym prawem.
Przekazywanie danych w ramach Grupy Solenis będzie objęte umową zawartą przez członków Grupy Solenis (umowa wewnątrzgrupowa), która zobowiąże każdego członka do zapewnienia odpowiedniego i spójnego poziomu ochrony danych osobowych wszędzie tam, gdzie są one przekazywane w ramach Grupy Solenis. Gdy przekazujemy dane osobowe użytkownika poza Grupę Solenis lub naszym zewnętrznym usługodawcom, uzyskujemy od nich zobowiązania umowne w celu ochrony danych osobowych użytkownika (np. standardowe klauzule umowne dotyczące przekazywania danych między krajami UE a krajami spoza UE lub inne zatwierdzone mechanizmy przekazywania danych).
Użytkownik ma prawo do uzyskania dodatkowych informacji na temat odbiorców jego danych osobowych oraz środków bezpieczeństwa, które wdrożyliśmy w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony jego danych osobowych w przypadku ich przekazania w sposób opisany powyżej. Aby skorzystać z tego prawa, skorzystaj z sekcji „Kontakt z nami”, która znajduje się poniżej.
BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Wdrożyliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, nieautoryzowanemu wykorzystaniu lub dostępowi do danych osobowych użytkownika, ich zmianie lub ujawnieniu. Ponadto ograniczamy dostęp do danych osobowych kandydatów tylko do tych pracowników, pośredników, wykonawców i innych osób trzecich, które muszą je znać w celach biznesowych. Będą oni przetwarzać dane osobowe wyłącznie na nasze polecenie i podlegają obowiązkowi zachowania poufności.
Wdrożyliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych i powiadomimy kandydata oraz wszelkie właściwe organy regulacyjne o podejrzeniu naruszenia, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.
PRZECHOWYWANIE DANYCH
Zależy nam na tym, aby dane osobowe kandydatów były prawidłowe i aktualne. Nie będziemy przechowywać danych osobowych kandydata dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów wymienionych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności lub wymaganych przez prawo.
W zakresie dozwolonym przez przepisy o ochronie danych lub inne obowiązujące przepisy przechowujemy dane osobowe przez okres sześciu miesięcy od momentu powiadomienia osoby, której one dotyczą, o naszej decyzji odnośnie do obsadzenia stanowiska lub przydzielenia zlecenia. Przez ten okres przechowujemy dane osobowe, aby w przypadku wystąpienia roszczenia prawnego wykazać, że nie dyskryminowaliśmy kandydatów z niedozwolonych powodów oraz że prowadziliśmy rekrutację w sposób uczciwy i przejrzysty. Po upływie tego okresu bezpiecznie zniszczymy dane osobowe zgodnie z naszą polityką przechowywania danych i obowiązującymi przepisami.
Jeśli będziemy chcieli zachować dane osobowe kandydata w bazie danych z tego względu, że w przyszłości może pojawić się kolejny wakat odpowiadający danej kandydaturze, napiszemy oddzielną wiadomość, prosząc o wyraźną zgodę na przechowywanie danych osobowych takiego kandydata przez określony okres.
PRAWA DO DANYCH
Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych osobie, której dane dotyczą, przysługuje szereg praw związanych z przetwarzaniem jej danych osobowych:
Aby przejrzeć, zweryfikować, skorygować lub poprosić o usunięcie swoich danych osobowych, sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych lub poprosić o przesłanie kopii swoich danych osobowych osobie trzeciej, wystarczy wypełnić i przesłać nasz formularz wniosku o dane, skorzystać z sekcji Kontakt z nami lub wysłać wiadomość e-mail na adres privacy@solenis.com.
PRAWO DO WYCOFANIA ZGODY
Jeśli podstawą przetwarzania danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą, osoba ta ma prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych w tym celu. Aby wycofać zgodę, należy wypełnić i przesłać nasz formularz wniosku o dane, skorzystać z opcji Kontakt z nami lub wysłać wiadomość e-mail na adres privacy@solenis.com. Po otrzymaniu powiadomienia o wycofaniu zgody nie będziemy już przetwarzać danych osobowych użytkownika i, zgodnie z naszą polityką przechowywania danych, bezpiecznie je usuniemy.
PRAWO DO ZŁOŻENIA SKARGI DO URZĘDU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Masz prawo zgłosić nam lub organowi nadzoru wszelkie wątpliwości dotyczące sposobu przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych. W razie chęci zgłoszenia nam swoich wątpliwości, skorzystaj z danych teleadresowych podanych w sekcji Kontakt z nami.
ZMIANY INFORMACJI O OCHRONIE PRYWATNOŚCI
Możemy zmieniać niniejszą Informację o ochronie prywatności, aby spełniała aktualne wymogi prawne potrzeby bieżącej działalności, a wszelkie aktualizacje będziemy publikować na tej stronie internetowej. Należy regularnie sprawdzać te strony, aby uzyskać najnowszą wersję niniejszej Informacji o ochronie prywatności. Jeśli wprowadzimy istotne zmiany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności, dołożymy starań, aby o tym powiadomić za pośrednictwem naszej strony internetowej lub poczty elektronicznej albo dostarczymy bardziej widoczne powiadomienie w inny sposób, jeśli jest to wymagane przez przepisy dotyczące ochrony danych lub inne obowiązujące przepisy.
Osoby zamieszkałe w jurysdykcji, w której przepisy dotyczące ochrony danych lub inne obowiązujące przepisy wymagają wyraźnej zgody na zmiany lub aktualizacje niniejszej Informacji o ochronie prywatności lub na inne zmiany w sposobie ochrony danych, zostaną poproszone o udzielenie zgody przed wprowadzeniem istotnych zmian w niniejszej Informacji o ochronie prywatności lub innych zmian w sposobie ochrony danych.
KONTAKT Z NAMI
Do monitorowania zgodności z niniejszą Informacją o ochronie prywatności powołaliśmy Biuro Ochrony Danych (BOD). W przypadku wszelkich pytań, wątpliwości lub skarg dotyczących przestrzegania przez nas niniejszej Informacji o ochronie prywatności, przechowywanymi przez nas informacjami na temat użytkownika oraz w celu skorzystania ze swoich praw, zachęcamy do kontaktu z naszym BOD drogą e-mailową na adres privacy@solenis.com, na formularzu wniosku o dane lub w sekcji Kontakt z nami.
Zbadamy i spróbujemy rozstrzygnąć wszelkie skargi i spory oraz dołożymy wszelkich uzasadnionych starań, aby wykonać żądanie skorzystania z praw — jak najszybciej, a w każdym przypadku w terminach przewidzianych w przepisach o ochronie danych lub innych obowiązujących przepisach.
Ostatnia zmiana: 9 sierpnia 2024 r.