Informacja o ochronie prywatności kandydata dla Południowej Afryki

Firma Solenis i podmioty w całości lub w większości należące do Solenis Company („Solenis Group”, „Firma”, „my” lub „nas”) poważnie traktują ochronę danych osobowych użytkownika. Aby dowiedzieć się więcej o naszej Grupie, odwiedź stronę solenis.com lub skontaktuj się z nami, korzystając z informacji podanych w sekcji Skontaktuj się z nami na naszej stronie internetowej.

Niniejsza Informacja o ochronie prywatności kandydata dla Południowej Afryki jest zgodna z ustawą o ochronie danych osobowych z 2013 r. („POPI”), przepisami prawnymi o ochronie danych osobowych obowiązującymi w Południowej Afryce. Niniejszy dokument dotyczy danych osobowych uzyskanych od Ciebie w trakcie procesów rekrutacyjnych (np. gdy przesyłasz swoje CV) i zawiera pewne informacje, które musimy podać w kontekście przepisów POPI, takie jak sposób i powód wykorzystania Twoich danych osobowych oraz okres ich przechowywania.

JAKIE JEST PRZEZNACZENIE NINIEJSZEGO DOKUMENTU?

Grupa Solenis jest „stroną odpowiedzialną.” Oznacza to, że jesteśmy odpowiedzialni za decyzję o tym, w jaki sposób przechowujemy i wykorzystujemy dane osobowe użytkownika. Podmiot Grupy Solenis odpowiedzialny za Twoje dane osobowe będzie członkiem Grupy Solenis, który pierwotnie zgromadził informacje przekazane przez Ciebie lub o Tobie. W ramach zobowiązań wynikających z ustawy POPI firma Solenis jest zobowiązana do przekazania Ci informacji o tym, w jaki sposób wykorzystuje Twoje dane osobowe, w jaki sposób chroni informacje, na jakiej podstawie prawnej wykorzystuje Twoje dane, jakie są Twoje prawa i z kim możesz się skontaktować.

RODZAJE DANYCH, KTÓRE PRZECHOWUJEMY NA TWÓJ TEMAT

W związku z przesłaniem nam podania o pracę gromadzimy, przechowujemy i wykorzystujemy następujące kategorie danych osobowych:

• dane, które podałeś(-aś) w swoim CV i liście motywacyjnym.
• Informacje podane w naszym formularzu aplikacyjnym, w tym imię i nazwisko, zwrot grzecznościowy, adres, numer telefonu, osobisty adres e-mail, data urodzenia, płeć, historia zatrudnienia, kwalifikacje.
• Wszelkie informacje przekazane nam podczas rozmowy kwalifikacyjnej (w tym oczekiwane wynagrodzenie i aktualny okres wypowiedzenia).
• Inne informacje objęte procesem składania wniosku, takie jak wyniki testów, wyniki ocen lub referencje.

W zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo możemy również gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące informacje, zwane specjalnymi danymi osobowymi:

• Informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, wyznaniach religijnych, orientacji seksualnej i przekonaniach politycznych.
• Informacje dotyczące zdrowia, w tym wszelkie informacje dotyczące stanu zdrowia, dokumentacja medyczna i chorobowa.
• Informacje o wyrokach skazujących i przestępstwach.

W JAKI SPOSÓB ZBIERANE SĄ TWOJE DANE OSOBOWE?

Dane osobowe kandydatów gromadzimy z następujących źródeł: od Ciebie, kandydata; agencji rekrutacyjnych, którym przesłano dane osobowe i od których gromadzimy następujące kategorie danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, historia zatrudnienia, informacje o zezwoleniu na pracę, oczekiwane wynagrodzenie, aktualny okres wypowiedzenia, dane osobowe zawarte w CV i liście motywacyjnym.

W JAKI SPOSÓB WYKORZYSTUJEMY TWOJE DANE?

Będziemy wykorzystywać dane osobowe, które gromadzimy na Twój temat, aby:

W naszym uzasadnionym interesie leży podjęcie decyzji o wyznaczeniu Cię na stanowisko, przydzieleniu Cię do pracy lub przyznaniu zlecenia, o które się ubiegasz, ponieważ jest to korzystne dla naszej firmy.

Po otrzymaniu CV i listu motywacyjnego lub formularza aplikacyjnego przetworzymy te informacje, aby zdecydować, czy spełniasz podstawowe wymagania kwalifikujące Cię na dane stanowisko. Jeśli spełnisz wymagania, zdecydujemy, czy Twoja aplikacja jest wystarczająco solidna, aby zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli zdecydujemy się zadzwonić do Ciebie w celu umówienia się na rozmowę kwalifikacyjną, wykorzystamy informacje podane nam podczas rozmowy kwalifikacyjnej, aby zdecydować, czy zaoferować Ci stanowisko, zadanie czy pracę. Jeśli zdecydujemy się zaproponować Ci stanowisko, zadanie lub pracę, wówczas zbierzemy referencje i przeprowadzimy (z zastrzeżeniem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa) sprawdzenie karalności lub inną weryfikację przed potwierdzeniem Twojego zatrudnienia.

Jeśli nie dostarczysz nam danych osobowych

Jeśli nie przekażesz nam na żądanie danych, które są niezbędne do rozpatrzenia Twojej aplikacji (takich jak potwierdzenie kwalifikacji lub historia pracy), nie będziemy w stanie pomyślnie przetworzyć Twojej aplikacji. Jeśli na przykład wymagamy weryfikacji kredytowej lub przekazania referencji dla tego stanowiska, a Ty nie przekażesz nam odpowiednich danych, nie będziemy mogli przyjąć Twojej aplikacji.

JAK WYKORZYSTUJEMY SPECJALNE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH?

Będziemy wykorzystywać Twoje dane osobowe w następujący sposób:

INFORMACJE O WYROKACH KARNYCH

Informacje osobowe dotyczące wyroków skazujących i przestępstw będą przetwarzane tylko wtedy, gdy jest to dozwolone przez obowiązujące prawo, np.: (i) w przypadku rekrutacji lub przeniesienia, gdy jest to dozwolone przez obowiązujące prawo, możemy przeprowadzić kontrolę rejestru karnego; lub (ii) w przypadku zarzutu przestępstwa lub wyroku skazującego powstałego w trakcie relacji z firmą Solenis możemy go przetworzyć, jeśli jest to konieczne i dozwolone. Na przykład, gdy podlegamy wymogom prawnym lub regulacyjnym, aby zgłaszać przestępstwa lub gdy obowiązujące prawo zezwala firmie Solenis na przetwarzanie informacji o przestępstwie w celu podejmowania decyzji dotyczących relacji z firmą Solenis.

W zakresie, w jakim przetwarzamy te dane osobowe, robimy to na podstawie istotnego interesu publicznego określonego w obowiązujących przepisach prawa.

AUTOMATYCZNE PODEJMOWANIE DECYZJI

Nie będziesz podlegać decyzjom, które będą miały na Ciebie znaczący wpływ wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego procesu podejmowania decyzji.

UDOSTĘPNIANIE DANYCH

Dlaczego możecie udostępniać moje dane osobowe stronom trzecim?

W firmie Solenis dane osobowe użytkownika mogą być udostępniane lub ujawniane wewnętrznie osobom, które muszą je poznać:

• lokalnemu, regionalnemu i globalnemu działowi kadr, w tym kierownikom i członkom zespołu;
• lokalnemu, regionalnemu i wykonawczemu kierownictwu odpowiedzialnemu za podejmowanie decyzji o zatrudnieniu lub innym odpowiednim stronom (w tym między innymi personelowi działu prawnego i IT);
• administratorom systemu; oraz
• gdy jest to konieczne do wykonywania określonych zadań lub konserwacji systemu przez pracowników w zespołach Solenis, takich jak dział finansów, IT i zespół wsparcia globalnych systemów informatycznych HR.

Twoje dane osobowe mogą być również udostępniane stronom trzecim, z którymi współpracujemy, na przykład agencji rekrutacyjnej (np. CIELO Talent), która wspiera nas w procesie rekrutacji, przeprowadzania ankiet i wdrażania do pracy, klinice organizującej badania lekarskie przed zatrudnieniem, a także firmom świadczącym usługi IT, takie jak hosting, wsparcie i utrzymanie ram naszych informatycznych systemów rekrutacji.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Wdrożyliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, nieautoryzowanemu wykorzystaniu lub dostępowi do danych osobowych użytkownika, ich zmianie lub ujawnieniu. Ponadto ograniczamy dostęp do Twoich danych osobowych wyłącznie do tych pracowników, agentów, wykonawców i innych stron trzecich, które muszą się z nimi zapoznać w celach biznesowych. Osoby te będą przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie na nasze polecenie i podlegają obowiązkowi zachowania poufności.

Wdrożyliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych i powiadomimy Ciebie oraz wszelkie właściwe organy regulacyjne o podejrzeniu naruszenia, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

PRZECHOWYWANIE DANYCH

Jak długo będziecie wykorzystywać moje dane?

Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez okres sześciu miesięcy od momentu poinformowania Cię o naszej decyzji o wyznaczeniu Cię na daną rolę, do danego zadania lub pracy. Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe przez ten czas, aby w przypadku roszczenia prawnego wykazać, że nie dyskryminowaliśmy kandydatów z niedozwolonych powodów oraz że prowadziliśmy rekrutację w uczciwy i przejrzysty sposób. Po upływie tego okresu bezpiecznie zniszczymy Twoje dane osobowe zgodnie z naszą polityką przechowywania danych, obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami.

Jeśli będziemy chcieli zachować Twoje dane osobowe w bazie danych, ponieważ uznamy, że w przyszłości może pojawić się kolejna szansa i będziemy chcieli wziąć Cię po uwagę, napiszemy do Ciebie osobno, prosząc o wyraźną zgodę na przechowywanie Twoich danych osobowych przez określony okres na tej podstawie.

PRAWO DO DOSTĘPU, KOREKTY, USUNIĘCIA I OGRANICZENIA

Twoje prawa związane z danymi osobowymi

W pewnych okolicznościach, zgodnie z prawem, masz prawo:

• Zażądać dostępu do swoich danych osobowych (jest to powszechnie nazywane „wnioskiem o dostęp dla osoby, której dane dotyczą”). Umożliwia to otrzymanie kopii przechowywanych przez nas danych osobowych oraz sprawdzenie, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.
• Zażądać skorygowania Twoich danych osobowych, które przechowujemy. Umożliwia to skorygowanie wszelkich niekompletnych lub niepoprawnych informacji, które posiadamy na Twój temat.
• Poprosić o usunięcie swoich danych osobowych. Umożliwia to użytkownikowi poproszenie nas o usunięcie danych osobowych, jeśli nie ma uzasadnionego powodu, abyśmy kontynuowali ich przetwarzanie. Masz również prawo poprosić nas o usunięcie Twoich danych osobowych, jeśli skorzystano z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania (patrz poniżej).
• Sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych użytkownika, jeśli opieramy się na uzasadnionym interesie (lub interesie strony trzeciej), a konkretna sytuacja użytkownika sprawia, że chce on sprzeciwić się przetwarzaniu. Jeśli sprzeciwisz się przetwarzaniu swoich danych osobowych, możemy nie być w stanie rozpatrzyć Twojej aplikacji.
• Prawo do powiadamiania w przypadku dostępu osób nieupoważnionych.

Jeśli chcesz przejrzeć, zweryfikować, skorygować lub poprosić o usunięcie swoich danych osobowych, sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych lub poprosić o przesłanie kopii swoich danych osobowych innej stronie, wypełnij i prześlij Formularz wniosku o dane lub skontaktuj się z naszym Inspektorem ds. ochrony danych osobowych (IOD) pod adresem privacy@solenis.com.

PRAWO DO WYCOFANIA ZGODY

W stosownych przypadkach masz prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych. Aby wycofać zgodę, należy wypełnić i przesłać nasz Formularz wniosku o dane lub skontaktować się z nami pod adresem privacy@solenis.com. Po otrzymaniu powiadomienia o wycofaniu zgody nie będziemy już przetwarzać Twoich danych osobowych i, zgodnie z naszą polityką przechowywania danych, bezpiecznie je usuniemy.

INSPEKTOR DS. OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Wyznaczyliśmy Inspektora ds. Ochrony Danych Osobowych (IOD), aby nadzorować przestrzeganie niniejszej Informacji o ochronie prywatności. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Informacji o ochronie prywatności lub sposobu, w jaki przetwarzamy dane osobowe, prosimy o wypełnienie i przesłanie Formularza wniosku o dane lub kontakt z naszym IOD pod adresem privacy@solenis.com. Masz prawo złożyć skargę do lokalnego organu nadzorczego w dowolnym momencie, jeśli masz wątpliwości dotyczące sposobu przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych. Prosimy najpierw spróbować rozwiązać wszelkie problemy z nami, mimo że masz prawo zwrócić się do organu nadzorczego w dowolnym momencie.