Datenschutzerklärung für Bewerber Südafrika

Die Solenis Company und ihre hundertprozentigen und mehrheitlich im Besitz befindlichen Unternehmen ("Solenis-Gruppe", "Unternehmen", "wir" oder "uns") nimmt den Schutz Ihrer Daten ernst. Mehr über unsere Unternehmensgruppe erfahren Sie unter solenis.com oder indem Sie uns über die Informationen im Kontaktbereich unserer Website kontaktieren.

Diese südafrikanische Datenschutzerklärung für Bewerber wurde zur Einhaltung des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten von 2013 ("POPI"), einem in Südafrika geltenden Datenschutzgesetz, herausgegeben. Dieses Dokument gilt für personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten (z. B. wenn Sie uns Ihren Lebenslauf zusenden), und enthält bestimmte Informationen, die im Sinne von POPI bereitgestellt werden müssen, z. B. wie und warum Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden und wie lange sie aufbewahrt werden.

WAS IST DER ZWECK DIESES DOKUMENTS?

Die Solenis-Gruppe ist ein "Datenverantwortlicher". Das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir personenbezogene Daten über Sie speichern und verwenden. Die für Ihre personenbezogenen Daten verantwortliche Einheit der Solenis-Gruppe ist das Mitglied der Solenis-Gruppe, das ursprünglich die Daten von oder über Sie erfasst hat. Im Rahmen unserer Verpflichtungen gemäß dem POPI ist Solenis verpflichtet, Ihnen Informationen darüber zur Verfügung zu stellen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen, wie wir Ihre Daten schützen, unsere Rechtsgrundlage für die Nutzung Ihrer Daten, Ihre Rechte und an wen Sie sich wenden können.

DIE ART DER INFORMATIONEN, DIE WIR ÜBER SIE SPEICHERN

Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung für eine Tätigkeit bei uns werden wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie erheben, speichern und nutzen:

• Die Informationen, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf und Anschreiben (Letter of Intent) mitgeteilt haben.
• Die Informationen, die Sie in unserem Bewerbungsformular angegeben haben, einschließlich Name, Titel, Adresse, Telefonnummer, persönliche E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, beruflicher Werdegang, Qualifikationen.
• Alle Informationen, die Sie uns während eines Gesprächs zur Verfügung stellen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Gehaltsvorstellung und die aktuelle Kündigungsfrist).
• Weitere Informationen, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens enthalten sind, wie z. B. Testergebnisse, Bewertungsergebnisse oder Referenzen.

Soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, können wir auch die folgenden Informationen erheben, speichern und nutzen, die als besondere personenbezogene Daten bezeichnet werden:

• Informationen über Ihre Rasse oder ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung und politische Überzeugungen.
• Informationen über Ihren Gesundheitszustand, einschließlich etwaiger medizinischer Beschwerden, Gesundheits- und Krankheitsakten.
• Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.

WIE WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERHOBEN?

Wir erheben personenbezogene Daten über Bewerber aus den folgenden Quellen: Sie, der Kandidat; Personalvermittler, denen Sie Ihre persönlichen Daten geschickt haben und von denen wir die folgenden Datenkategorien erheben: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, beruflicher Werdegang, Informationen über Ihre Arbeitserlaubnis, erwartetes Gehalt, aktuelle Kündigungsfrist, persönliche Informationen, die in Ihrem Lebenslauf und Bewerbungsschreiben enthalten sind.

WIE WIR INFORMATIONEN ÜBER SIE NUTZEN WERDEN

Wir verwenden die personenbezogenen Daten, die wir über Sie erfassen, zu folgenden Zwecken:

Es liegt in unserem berechtigten Interesse, zu entscheiden, ob wir Sie für die Rolle, Arbeit oder Aufgabe, für die Sie sich beworben haben, einstellen, da es für unser Unternehmen von Vorteil wäre, jemanden für diese Rolle, Arbeit oder Aufgabe einzustellen.

Nachdem wir Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben oder Ihr Bewerbungsformular erhalten haben, verarbeiten wir diese Informationen, um zu entscheiden, ob Sie die grundlegenden Anforderungen erfüllen, um in die engere Wahl für die Stelle zu kommen. In diesem Fall entscheiden wir, ob Ihre Bewerbung überzeugend genug ist, um Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Wenn wir uns entscheiden, Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, werden wir die Informationen, die Sie uns bei dem Gespräch zur Verfügung stellen, nutzen, um zu entscheiden, ob wir Ihnen die Rolle, den Auftrag oder die Arbeit anbieten. Wenn wir uns entscheiden, Ihnen die Rolle, den Auftrag oder die Arbeit anzubieten, werden wir daraufhin Referenzen einholen und, vorbehaltlich der Einhaltung geltender Gesetze, einen Strafregisterauszug beantragen oder eine andere Überprüfung durchführen, bevor wir Ihre Anstellung bestätigen.

Wenn Sie personenbezogene Daten nicht bereitstellen

Wenn Sie es versäumen, auf Anfrage Informationen zur Verfügung zu stellen, die wir benötigen, um Ihre Bewerbung zu prüfen (z. B. Qualifikationsnachweise oder Arbeitsnachweise), können wir Ihre Bewerbung nicht erfolgreich bearbeiten. Wenn wir z. B. eine Bonitätsprüfung oder Referenzen für diese Stelle benötigen und Sie uns die entsprechenden Angaben nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung nicht weiter bearbeiten.

WIE WIR BESONDERE KATEGORIEN VON PERSONENBEZOGENEN INFORMATIONEN NUTZEN

Wir verwenden Ihre besonderen personenbezogenen Daten auf folgende Weise:

INFORMATIONEN ÜBER VORSTRAFEN

Personenbezogene Daten in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten werden nur verarbeitet, wenn dies gemäß den geltenden Gesetzen zulässig ist, z. B.: (i) eine Überprüfung des Strafregisters kann bei der Einstellung oder Versetzung durchgeführt werden, wenn dies gemäß den geltenden Gesetzen zulässig ist; oder (ii) eine Anschuldigung einer Straftat oder Verurteilung, die während Ihrer Beziehung zu Solenis auftritt, kann verarbeitet werden, wenn dies erforderlich oder zulässig ist. Zum Beispiel, wenn wir eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung haben, eine Straftat zu melden, oder wenn geltende Gesetze Solenis ermächtigen, Informationen über die Straftat zu verarbeiten, um Entscheidungen bezüglich Ihrer Beziehung zu Solenis zu treffen.

Soweit wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten, tun wir dies auf der Grundlage eines erheblichen öffentlichen Interesses, wie es in den geltenden Gesetzen festgelegt ist.

AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Sie werden keiner ausschließlich auf einer automatisierten Entscheidungsfindung beruhenden Entscheidung unterworfen werden, die erhebliche Auswirkungen auf Sie hat.

WEITERGABE VON DATEN

Warum könnten Sie meine personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben?

Innerhalb von Solenis kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugegriffen werden oder sie können intern auf einer Bedarfsgrundlage (Need-to-know-Prinzip) weitergegeben werden an:

• lokale, regionale und globale Human Resources, einschließlich Manager und Teammitglieder;
• lokales, regionales und leitendes Management, das für Einstellungsentscheidungen verantwortlich ist oder anderweitig angemessen ist (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Mitarbeiter von Legal und IT);
• Systemadministratoren und
• soweit dies für die Erfüllung bestimmter Aufgaben oder die Systemwartung durch Mitarbeiter von Solenis-Teams wie Finance, IT und dem Global HR Information Systems Support Team erforderlich ist.

Auf Ihre personenbezogenen Daten können auch Dritte zugreifen, mit denen wir zusammenarbeiten, beispielsweise eine Personalagentur (z. B. CIELO Talent)  , die uns bei der Rekrutierung, der Befragung und dem Onboarding-Prozess unterstützt, Kliniken, die die ärztliche Untersuchung vor der Einstellung organisieren, sowie Unternehmen, die IT-Dienstleistungen erbringen, wie z. B. das Hosting, die Unterstützung und die Wartung des Rahmens unserer Personalinformationssysteme.

DATENSICHERHEIT

Wir haben geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, verwendet oder auf unbefugte Weise abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die diese Informationen aus geschäftlichen Gründen benötigen. Sie werden Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wir haben Verfahren für den Umgang mit mutmaßlichen Datenschutzverletzungen eingerichtet und werden Sie und alle zuständigen Behörden über mutmaßliche Verstöße informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

DATENSPEICHERUNG

Wie lange werden Sie meine Daten verwenden?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von sechs Monaten auf, nachdem wir Ihnen unsere Entscheidung darüber mitgeteilt haben, ob wir Sie für die Rolle, den Auftrag oder die Arbeit einstellen möchten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zeitraum auf, damit wir im Falle eines Rechtsanspruchs nachweisen können, dass wir die Kandidaten nicht aus verbotenen Gründen diskriminiert haben und dass wir das Einstellungsverfahren auf faire und transparente Weise durchgeführt haben. Nach Ablauf dieser Frist werden wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Datenspeicherungsrichtlinie, den geltenden Gesetzen und Vorschriften sicher vernichten.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren möchten, weil sich in der Zukunft eine weitere Gelegenheit ergeben könnte und wir Sie dafür in Betracht ziehen möchten, werden wir Sie gesondert anschreiben und um Ihre ausdrückliche Zustimmung bitten, Ihre personenbezogenen Daten auf dieser Grundlage für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

RECHTE AUF ZUGANG, BERICHTIGUNG, LÖSCHUNG UND EINSCHRÄNKUNG

Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Unter bestimmten Umständen haben Sie laut Gesetz das Recht,

• Zugriff  auf Ihre personenbezogenen Daten zu beantragen (allgemein bekannt als "Antrag auf Datenzugang"). Dies ermöglicht es Ihnen, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und zu überprüfen, ob wir diese rechtmäßig verarbeiten.
• die Korrektur  der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, anzufordern. So können Sie unvollständige oder ungenaue Daten, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
• die Löschung  Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Auf diese Weise können Sie uns auffordern, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen guten Grund dafür gibt, dass wir sie weiterverarbeiten. Sie haben auch das Recht, von uns die Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie von Ihrem Recht Gebrauch gemacht haben, der Verarbeitung zu widersprechen (siehe unten).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) berufen und es etwas an Ihrer besonderen Situation gibt, das Sie dazu veranlasst, der Verarbeitung zu widersprechen. Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht berücksichtigen.
• Recht auf Benachrichtigung bei Zugriff durch Unbefugte.

Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten überprüfen, verifizieren, berichtigen oder deren Löschung beantragen möchten, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen oder verlangen möchten, dass wir eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten an eine andere Partei übertragen, füllen Sie bitte unser Datenanfrageformular aus und senden Sie es ab oder wenden Sie sich an unser Datenschutzbüro (DSB) unter privacy@solenis.com.

RECHT AUF WIDERRUF DER ZUSTIMMUNG

Gegebenenfalls haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung zu diesem Zweck jederzeit zu widerrufen. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen, füllen Sie bitte unser Datenanfrageformular aus und senden Sie es ab oder kontaktieren Sie uns unter privacy@solenis.com. Sobald wir eine Benachrichtigung erhalten haben, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten und Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie sicher entsorgen.

DATENSCHUTZBÜRO

Wir haben ein Datenschutzbüro (DSB) ernannt, um die Einhaltung dieser Datenschutzerklärung zu überwachen. Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, füllen Sie bitte unser Datenanfrageformular aus und senden Sie es ab oder kontaktieren Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@solenis.com. Sie haben das Recht, jederzeit bei Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben. Wir bitten Sie, zunächst zu versuchen, eventuelle Probleme mit uns zu lösen, obwohl Sie jederzeit das Recht haben, sich an Ihre Aufsichtsbehörde zu wenden.